La retención de garantía es ese porcentaje de cada certificación que el cliente se queda hasta que pasa el plazo de garantía de la obra. En una obra suelta parece poca cosa, pero sumada en todas las obras de un par de años puede ser una cantidad importante que la empresa ha ganado y no ha cobrado. Y lo que no se controla, muchas veces no se reclama. Este artículo explica qué es, qué dice la normativa en la obra pública, qué conviene pactar en la privada y cómo llevar la cuenta.
Qué es la retención de garantía
Es una cantidad que el cliente descuenta del pago de cada certificación, o del total de la obra, para cubrirse de los defectos que puedan aparecer después de la entrega. Si durante el plazo de garantía aparecen defectos y el contratista no los repara, el cliente puede usar ese dinero para repararlos. Si no aparecen, se devuelve.
Hay que distinguirla de otras figuras con las que se suele mezclar:
- La garantía definitiva de la obra pública, que se constituye al adjudicar el contrato y puede prestarse en efectivo, con aval o con seguro de caución, o mediante retención en el precio si el pliego lo prevé.
- La retención fiscal (IRPF) en las facturas de algunos profesionales, que no tiene nada que ver con la garantía de la obra.
- Las penalidades por retraso u otros incumplimientos, que no se devuelven.
Qué dice la Ley de Contratos del Sector Público
En los contratos con las Administraciones Públicas la garantía está regulada en la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público:
- Importe: el artículo 107.1 fija una garantía definitiva del 5 % del precio final ofertado, IVA excluido. En casos especiales, el pliego puede exigir una complementaria de hasta otro 5 % (artículo 107.2). En los contratos de obras no se puede eximir al adjudicatario de constituirla.
- Forma: el artículo 108.1 admite efectivo o valores de Deuda Pública, aval y seguro de caución. El artículo 108.2 añade que, cuando el pliego lo prevea, en los contratos de obras la garantía definitiva puede constituirse mediante retención en el precio, en la forma y condiciones que fije el propio pliego.
- Qué cubre: según el artículo 110, entre otras cosas las penalidades, la correcta ejecución y, en obras, la inexistencia de vicios o defectos durante el plazo de garantía.
- Plazo de garantía: el artículo 243.3 dice que lo fija el pliego según la naturaleza y complejidad de la obra y que no puede ser inferior a un año, salvo casos especiales. En los quince días anteriores a que termine, el director facultativo redacta un informe sobre el estado de las obras; si es favorable, se procede a la devolución o cancelación de la garantía y a la liquidación.
- Devolución: el artículo 111 establece que, aprobada la liquidación y transcurrido el plazo de garantía sin responsabilidades, se devuelve la garantía. El acuerdo de devolución debe adoptarse y notificarse en dos meses desde que termina el plazo de garantía; si se retrasa por causa de la Administración, debe pagar además el interés legal del dinero por el retraso.
Hay más detalles (recepciones parciales, cesión del contrato, plazos cuando la recepción no se produce por causas ajenas al contratista) que dependen del caso. Antes de reclamar, lee el pliego de tu contrato y los artículos citados en el texto consolidado del BOE.
Y en la obra privada
Entre particulares o empresas privadas no hay una norma general que fije el porcentaje ni el plazo de la retención: es lo que diga el contrato. Por eso conviene que el contrato deje claro, como mínimo:
- El porcentaje que se retiene y sobre qué base (con o sin IVA).
- Si se retiene en cada certificación o solo al final.
- El plazo de garantía y desde cuándo cuenta (normalmente, desde la recepción).
- Cómo se devuelve: de forma automática al terminar el plazo o previa revisión.
- Si se puede sustituir por un aval o un seguro de caución.
Lo mismo vale cuando eres tú quien retiene a tus subcontratistas: lo que pactes con el cliente debería tener un reflejo razonable en lo que pactas con ellos.
Cómo reflejarla en las certificaciones y facturas
La forma más clara de trabajar es que cada certificación muestre tres cifras: el importe de la obra certificada, la retención de ese periodo y el líquido a cobrar. Y que el acumulado de retenciones de la obra esté siempre a la vista.
Ten en cuenta que el tratamiento en la factura (si la retención reduce o no la base imponible, cuándo se devenga el IVA de la parte retenida) tiene consecuencias fiscales. Consúltalo con tu asesor y aplica siempre el mismo criterio en todas las obras.
Errores frecuentes
- No anotar la fecha de recepción. Sin ella no sabes cuándo vence el plazo de garantía, y sin vencimiento no hay recordatorio.
- Dejar la retención como un pendiente más del cliente. Mezclada con facturas impagadas, se pierde de vista que es un cobro con fecha.
- No pedir el informe o el acta al final del plazo. En la obra pública el informe del director facultativo es el que abre la devolución; en la privada, una revisión conjunta evita discusiones.
- No reponer la garantía. En la obra pública, si se ejecutan penalidades sobre la garantía, el contratista tiene que reponerla en quince días (artículo 109.2 de la Ley 9/2017).
- Olvidar las retenciones a subcontratistas. Son una deuda tuya con fecha de vencimiento.
Una lista sencilla para controlarlas
- Un registro por obra con cliente, porcentaje, base, importe retenido acumulado, fecha de recepción y fecha de fin de garantía.
- Un aviso un mes antes del vencimiento para revisar la obra y preparar la solicitud de devolución.
- Una revisión trimestral de todas las retenciones pendientes, separadas de las facturas vencidas.
- El mismo registro para las retenciones que haces a tus subcontratistas.
Qué te da Gestrab para tenerlo claro
Para controlar una retención necesitas saber exactamente qué se ha certificado y qué se ha facturado de cada obra. En Gestrab cada obra distingue, partida a partida, la cantidad proyectada, realizada, certificada y facturada, y las certificaciones se facturan a origen, así que la base sobre la que se calcula la retención está siempre a la vista. Lo tienes en certificaciones y facturación a origen.
Si usas la contabilidad integrada opcional, las facturas emitidas y los cobros se contabilizan solos y tienes los extractos de cada cliente en el mismo programa. Puedes ver cómo encaja todo en las funcionalidades de Gestrab.
