La mayoría de las obras que pierden dinero no lo pierden al final: lo van perdiendo poco a poco, partida a partida, y el problema solo se ve cuando se cierra la obra y ya no hay nada que hacer. Detectar una desviación de coste a tiempo consiste en comparar lo que ibas a gastar con lo que estás gastando mientras todavía puedes reaccionar. En este artículo tienes qué comparar, cada cuánto y qué hacer cuando los números no cuadran.
Qué es una desviación de coste y por qué se ve tarde
Una desviación de coste es la diferencia entre el coste previsto para lo que llevas ejecutado y el coste real de eso mismo. La clave está en «para lo que llevas ejecutado». Comparar el gasto acumulado con el presupuesto total no dice nada: si a mitad de obra has gastado el 50 % del coste previsto, puede ir todo bien o puede ir fatal, según cuánta obra esté realmente hecha.
Se ve tarde por tres motivos habituales:
- Los costes llegan con retraso: la factura del proveedor entra semanas después de que el material se haya colocado.
- Las horas de la cuadrilla se apuntan en papel y se pasan a limpio cuando se puede, o no se asignan a ninguna obra.
- El avance de la obra se mide para certificar, no para controlar costes, y a veces con criterios distintos.
Las tres cifras que tienes que comparar
Para cada partida, o al menos para cada capítulo, necesitas tres cifras a la misma fecha:
| Cifra | Qué es | De dónde sale |
|---|---|---|
| Coste previsto de lo ejecutado | Lo que debería haber costado la obra hecha hasta hoy | Cantidad realizada por el coste unitario previsto en el estudio |
| Coste real de lo ejecutado | Lo que ha costado de verdad | Horas, materiales, maquinaria, subcontratas y desplazamientos imputados |
| Producción | Lo que vale lo ejecutado a precio de venta | Cantidad realizada por el precio del presupuesto |
Si el coste real supera al previsto para lo ejecutado, tienes una desviación. Si además la producción no cubre el coste real, esa partida ya está en pérdidas. Por ejemplo, si de una partida de alicatado llevas el 40 % hecho y el coste previsto de ese 40 % era de 4.000 euros, pero has imputado 5.200, la partida se desvía un 30 %. Esperar a terminarla para verlo es esperar a que la desviación se multiplique.
Señales de alerta que puedes mirar cada semana
- Horas por unidad. Si una cuadrilla tarda más horas por metro de lo que se estimó, la mano de obra se desviará aunque nadie lo haya apuntado todavía como coste.
- Consumo de material por unidad. Más material consumido del previsto suele indicar roturas, despuntes mal calculados, robos o mediciones cortas en el presupuesto.
- Partes sin obra asignada. Las horas que no se cargan a ninguna obra hacen que todas parezcan más rentables de lo que son.
- Compras sin obra. Igual con el material: si no se asigna, el coste desaparece de la obra que lo consumió.
- Trabajos no presupuestados. Pequeños extras que el cliente pide «ya que estáis» y que nadie valora.
- Desplazamientos y esperas. Viajes de más al almacén o jornadas en las que la cuadrilla espera a otro gremio.
Cada cuánto revisar y quién lo hace
No hace falta un cierre completo cada semana. Lo que funciona en muchas empresas es un control en dos niveles:
- Semanal, del jefe de obra: horas por partida, material consumido y avance real. Diez minutos por obra si los datos ya están cargados.
- Mensual, con la certificación: coste real imputado frente a producción certificada, partida a partida y en total, con el margen que queda.
La revisión mensual encaja de forma natural con la certificación: ya tienes medido lo ejecutado, así que solo te falta tener el coste de eso mismo a la misma fecha.
Qué hacer cuando aparece una desviación
- Comprueba que es real. A veces el avance está mal medido o se ha imputado a una obra un coste de otra.
- Localiza la causa. Rendimiento de la cuadrilla, precio de compra, desperdicio de material, cambios del cliente o una medición corta en el presupuesto.
- Separa lo recuperable de lo que no. Si es un trabajo fuera de presupuesto, se valora y se presenta al cliente. Si es un error propio, se asume y se corrige en lo que queda.
- Ajusta la previsión de lo que falta. Recalcula el coste final esperado de la obra, no solo el de lo ejecutado.
- Apúntalo para el próximo presupuesto. Si un rendimiento o un precio estaba mal, la siguiente oferta no debería repetirlo.
Errores frecuentes al controlar costes
- Controlar solo el total de la obra y no las partidas, con lo que las pérdidas de unas quedan tapadas por las ganancias de otras.
- Olvidar los costes indirectos y los desplazamientos, que en obras pequeñas pueden ser una parte grande del coste.
- Usar un coste por hora que no incluye las cargas sociales.
- Comparar contra el presupuesto de venta en lugar de contra el coste previsto.
- Tener los costes en un sitio y el avance en otro, y cuadrarlos a mano cuando ya es tarde.
Cómo te ayuda Gestrab
En Gestrab los costes se calculan por cada parte de trabajo y por obra: la mano de obra según las horas de cada parte y el coste por hora, los materiales consumidos, los costes indirectos imputados de forma ponderada y el desplazamiento repartido entre los partes del día. Cada compra puede asignarse a su obra, y los costes de maquinaria también se imputan. Lo tienes explicado en costes por obra.
Como los partes se rellenan desde el móvil en la propia obra, las horas y los materiales llegan el mismo día y no al final de mes. Y como en cada partida se ve lo proyectado, lo realizado, lo certificado y lo facturado, puedes poner el coste junto al avance real y ver qué obra gana y cuál pierde mientras todavía estás a tiempo. El avance se lleva desde la propia obra, como se explica en certificaciones y facturación a origen.
