Una obra puede parecer rentable si solo miras lo que se ha gastado en ella: jornales, material y alguna subcontrata. Pero la empresa también paga la oficina, la nave, el encargado que va de obra en obra, los seguros, la furgoneta que nadie asigna o el software. Si esos costes no se reparten entre las obras, todas parecen ganar más de lo que ganan y los presupuestos se calculan con un margen que no existe. Este artículo explica qué son los costes indirectos, cómo repartirlos y qué errores evitar.
Costes directos, indirectos y gastos generales
No hay una única forma de clasificarlos, pero en la práctica de una empresa constructora funciona bien esta distinción:
| Tipo | Qué incluye | Ejemplos |
|---|---|---|
| Directos | Lo que se consume en una partida concreta | Horas de la cuadrilla en esa partida, material colocado, subcontrata de esa unidad |
| Indirectos de obra | Lo que se gasta en una obra pero no en una partida concreta | Caseta, vallado, grúa, encargado de esa obra, consumos de agua y luz de obra |
| Gastos generales de empresa | Lo que existe aunque no haya ninguna obra | Oficina, administración, gerencia, seguros, asesoría, vehículos comunes, almacén |
Los indirectos de obra se pueden cargar a la obra que los produce. El problema real está en los gastos generales de empresa, que hay que repartir con algún criterio entre todas las obras.
Criterios de reparto más usados
En proporción a las horas de mano de obra
Cada obra se lleva una parte de los indirectos según las horas de personal propio que ha consumido. Es el criterio más sensato para empresas que ejecutan con personal propio, porque buena parte de la estructura existe para organizar, mover y pagar a esas personas.
En proporción al coste directo
Se reparte según el coste directo total de cada obra. Es sencillo, pero carga más a las obras con mucho material o mucha subcontrata, aunque apenas hayan dado trabajo a la oficina.
En proporción a la producción
Se reparte según lo facturado o certificado. Es fácil de calcular, pero mezcla el coste con el precio de venta: una obra bien vendida acaba pagando más estructura que una mal vendida.
Ponderado
Se combinan varios criterios con un peso para cada uno, o se asigna cada grupo de costes con el criterio que mejor lo explica: los vehículos según los desplazamientos, la oficina técnica según las horas, el almacén según el material movido. Es más trabajo de preparar, pero refleja mejor la realidad.
Un ejemplo con números
Supón, como ejemplo, una empresa con gastos generales de 12.000 euros al mes y tres obras en marcha:
| Obra | Horas de personal | % de horas | Indirectos asignados |
|---|---|---|---|
| Reforma de local | 400 | 20 % | 2.400 € |
| Cubierta de nave | 600 | 30 % | 3.600 € |
| Edificio de viviendas | 1.000 | 50 % | 6.000 € |
| Total | 2.000 | 100 % | 12.000 € |
Dividiendo los gastos generales entre las horas totales sale una tasa de 6 euros por hora trabajada. Esa tasa puede sumarse al coste de cada hora en los partes, de modo que cada parte lleve su parte de estructura sin esperar al cierre del mes. Si la reforma de local deja un margen directo de 2.000 euros, en realidad pierde 400 euros una vez cargados sus indirectos.
Cómo calcular la tasa y cuándo revisarla
- Suma los gastos generales de los últimos doce meses, sin incluir lo que ya se carga directamente a las obras.
- Elige la base de reparto (horas, coste directo, producción o una combinación) y calcula su total en el mismo periodo.
- Divide y obtendrás la tasa: euros por hora, porcentaje sobre el coste directo o el que corresponda.
- Úsala en el presupuesto y en el control de costes, con el mismo criterio en los dos.
- Revísala al menos una vez al año o cuando cambie algo importante: una nave nueva, más personal de oficina o una caída de actividad.
Ten en cuenta que, si baja la actividad, la tasa sube: los mismos gastos se reparten entre menos horas. Es justo lo que hay que tener presente al presupuestar en épocas flojas.
Errores frecuentes
- No repartirlos. Es el error más común y el que más distorsiona: todas las obras parecen rentables y la empresa pierde dinero.
- Usar un porcentaje heredado. Un porcentaje de gastos generales fijado hace años puede no tener nada que ver con la estructura actual.
- Repartir solo al final del año. Para entonces ya no puedes corregir precios ni decisiones.
- Cargar a las obras costes que no son suyos. Un vehículo que se usa sobre todo para visitas comerciales no debería repartirse igual que uno que va a obra a diario.
- Olvidar los desplazamientos. En obras pequeñas y dispersas el tiempo de ir y volver es una parte grande del coste y conviene repartirlo entre los trabajos del día.
Los indirectos en Gestrab
Gestrab calcula los costes por parte de trabajo y por obra con todo lo que de verdad cuesta ejecutarla: la mano de obra según las horas de cada parte y el coste por hora, los materiales consumidos, los costes indirectos imputados de forma ponderada y el desplazamiento repartido entre los partes del día. Así cada obra lleva su parte de estructura y no solo sus gastos directos. Lo tienes en costes por obra.
Las horas y los desplazamientos llegan desde la app de los operarios: la hora a la que cada empleado coge el vehículo y la hora a la que llega se usan para repartir los costes entre los partes del día. Puedes verlo en partes de obra desde el móvil. Y si quieres seguir la rentabilidad de las obras de un vistazo, el cuadro de mandos en Power BI la muestra junto al resto de indicadores de la empresa.
