Un baño, una cocina, una cubierta pequeña o el cambio de suelo de un local. Las reformas pequeñas dan trabajo constante, pero muchas empresas tienen la sensación de que con ellas se trabaja mucho y se gana poco. Suele ser verdad, y casi siempre por las mismas razones: costes que no se presupuestan, tiempos muertos que no se ven y extras que no se cobran. En este artículo tienes dónde se escapa el dinero y qué hacer en cada fase para que no se escape.
Dónde se va el margen en una reforma pequeña
En una obra grande, un día perdido o un viaje de más se diluyen en el total. En una reforma de pocos días, cada imprevisto pesa mucho. Las fugas habituales son estas:
- Desplazamientos. Ir y volver, aparcar, subir material, bajar escombro. En una reforma de tres días puede ser una parte importante de las horas.
- Viajes al almacén o a la tienda por una pieza que faltaba.
- Esperas entre gremios. El alicatador que no puede entrar porque el fontanero no ha terminado.
- Lo que aparece al abrir. Tuberías en mal estado, forjados dañados, instalaciones fuera de norma.
- Los «ya que estáis». Pequeños trabajos que el cliente pide sobre la marcha y que nadie apunta.
- Remates y repasos después de la entrega, que obligan a volver.
- La estructura de la empresa. La oficina, el vehículo o el seguro cuestan lo mismo para una reforma que para otra obra, y hay que repartirlos.
Antes de empezar: el presupuesto
- Visita siempre la obra. En reformas, presupuestar por fotos es presupuestar a ciegas.
- Presupuesta por partidas, con mediciones y precio, no con un precio global. Si luego cambia algo, sabrás qué partida se ve afectada y cuánto.
- Incluye lo que no luce: protección de zonas comunes, retirada de escombros, medios auxiliares, limpieza final y desplazamientos.
- Deja claro lo que no incluye el precio: lo que aparezca al demoler, cambios de material del cliente o trabajos de otros gremios.
- Fija cómo se valorarán los extras: con los precios del propio presupuesto o por horas y material, con el precio de la hora indicado.
- Calcula con tus costes reales. Coste por hora con cargas sociales, una parte de los gastos generales y el tiempo de desplazamiento.
Durante la obra: planificación y partes
En una reforma pequeña, un día de retraso es una parte grande de la obra. Algunas prácticas que ayudan:
- Planifica la semana por órdenes de trabajo para cada cuadrilla, con el material que hay que llevar. Menos viajes al almacén.
- Agrupa obras cercanas en el mismo día cuando sea posible, para que el desplazamiento se reparta.
- Parte diario con horas, materiales y observaciones, firmado por el cliente. Las horas de una reforma se olvidan muy rápido.
- Extra que aparece, extra que se apunta. En un parte o en una línea aparte, con la conformidad del cliente antes de hacerlo si el importe lo justifica.
- Fotografía lo que aparece al abrir antes de tocarlo. Es la mejor forma de justificar un trabajo no previsto.
Al terminar: facturar todo lo hecho
- Factura en cuanto se termina, no cuando haya tiempo. Cuanto más tarde llega la factura, más se discute.
- Factura desde los partes firmados, con los extras separados de lo presupuestado.
- Si la reforma dura varias semanas, pacta pagos parciales por avance: lo ejecutado de cada partida se factura sin esperar al final.
- Revisa que no queden albaranes o partes sin facturar al cerrar la obra.
- Haz una visita de repaso con el cliente antes de dar la obra por terminada y deja por escrito lo que queda pendiente. Así evitas volver una y otra vez por detalles que nadie había pedido.
Un aviso sobre los repasos: volver a una obra ya facturada cuesta lo mismo que cualquier otra visita (desplazamiento, horas, a veces material) y no entra nada. Si se repiten mucho en un tipo de trabajo, es señal de que algo falla en la ejecución o en la entrega, y merece la pena apuntarlos como un coste más de esa obra para verlo en los números y no solo en la agenda.
Comparar previsto y real en cada reforma
Lo que de verdad cambia los números a medio plazo es cerrar cada reforma comparando lo presupuestado con lo que ha costado, aunque sea en cinco minutos:
| Concepto | Qué comparar | Qué te enseña |
|---|---|---|
| Horas | Horas previstas frente a horas de los partes | Si tus rendimientos son realistas |
| Material | Previsto frente a consumido y comprado | Desperdicios, mediciones cortas o precios desfasados |
| Desplazamientos | Días y kilómetros reales | Si los estás cobrando o regalando |
| Extras | Trabajos hechos fuera de presupuesto y facturados | Cuánto se queda sin cobrar |
| Margen | Facturado menos coste total, con indirectos | Si ese tipo de reforma te compensa |
Por ejemplo, si después de diez reformas de baño ves que todas han consumido más horas de alicatado de las previstas, el problema no es de una obra: es del precio que pones a esa partida.
Reformas bajo control con Gestrab
Con Gestrab haces el presupuesto por partidas, con sus mediciones, precio e importe, y la obra se genera a partir de él. La planificas en órdenes de trabajo que llegan al móvil de cada empleado, y desde cada orden el operario genera su parte con horas, vehículo, kilómetros y materiales, que el cliente firma en el móvil y recibe por correo. Puedes verlo en presupuestos y obras.
Los costes se calculan por parte y por obra: mano de obra, materiales, costes indirectos ponderados y el desplazamiento repartido entre los partes del día, algo que en reformas pequeñas marca la diferencia. Lo tienes en costes por obra. Y al facturar, puedes hacerlo desde los avances de la obra a origen o desde los albaranes pendientes que generan los partes.
